Все долги перед организацией считаются дебиторской задолженностью. Она служит активом предприятия, поскольку пополнит доход, когда поставщики и клиенты рассчитаются.
Дебиторка — нормальное явление для бизнеса. Проблемы с ней возникают, если ее накапливать и не контролировать. У компании может просто не оказаться средств, чтобы расплатиться по текущим обязательствам. А в случае пропуска исковой давности останется только списать долги и понести убытки.
Рассказываем, как управлять дебиторской задолженностью и снизить риски ее возникновения.
Текст изменился 21.03.2023
Что такое дебиторская задолженность и как она возникает
Дебиторская задолженность (ДЗ) — это неисполненные обязательства перед бизнесом со стороны контрагентов, госорганов, сотрудников. Это не только деньги, но и невыполненные работы, неоказанные услуги.
Процесс образования ДЗ проще всего рассмотреть на примерах:
Поставка товаров по предоплате. Покупатель перечислил деньги за неделю до поставки. Теперь покупатель — кредитор, поскольку имеет право получить товары. А поставщик — должник или дебитор. Предоплата может быть отправлена за услуги или работы, и тогда дебитором считается исполнитель или подрядчик.
Отсрочка платежа. Противоположная ситуация: сначала происходит поставка или выполнение работ, а спустя какое-то время клиент переводит деньги. Пока он не расплатится, на балансе поставщика или подрядчика будет числиться ДЗ.
Выдача сотруднику подотчетных денег. Работодатели выдают сотрудникам деньги на выполнение каких-то корпоративных поручений. Например, секретарь получил 5 тысяч на покупку канцелярии. Пока секретарь не предоставит авансовый отчет и товарный чек, он будет считаться дебитором.
Беспроцентный займ. По закону компания имеет право выдавать займы партнерам, сотрудникам, учредителям. Соответственно, заемщик становится должником.
Переплата по обязательным платежам. Бизнес обязан оплачивать через бюджет налоги, страховые взносы, сборы. Если сумма окажется больше, чем необходимо, то дебитором становится ведомство. Например, компания перечислила Росприроднадзору плату за негативное воздействие на окружающую среду с избытком. Как кредитор она может потребовать вернуть избыток или зачесть в счет следующего платежа.
Таким образом, ДЗ образуется, когда есть разрыв во времени исполнения сделки. Одна сторона выполнила свои обязательства, а вторая осуществит встречные обязательства спустя какое-то время. Когда исполнение происходит одномоментно, долгов не возникает. К примеру, юридические лица могут заключать договор купли-продажи, как и физлица. Представитель продавца доставил товар, покупатель сразу рассчитался — долга нет.
Виды дебиторской задолженности
Есть несколько ключевых оснований для классификации ДЗ:
По сроку погашения:
- Краткосрочная — должна быть закрыта в пределах 1 года.
- Долгосрочная — имеет срок погашения больше 1 года.
По сроку исполнения. Дебиторка считается срочной (нормальной), пока сроки исполнения не нарушены. Так, договор устанавливает дату оплаты не позднее 30 марта. По 30 марта включительно долг числится срочным. С 31 марта он перейдет в разряд просроченных.
По вероятности исполнения:
- Сомнительной Минфин признает задолженность, которая не обеспечена никакими гарантиями. Поэтому она вероятно не будет погашена вовремя.
- Если по долгу просрочена исковая давность, он считается безнадежным, согласно НК. Либо если обязательство невозможно исполнить, потому что компания-дебитор ликвидирована.
Задолженность можно идентифицировать по типу дебитора: поставщик, покупатель, сотрудник, учредитель, бюджет.
Управление задолженностью
Контролировать дебиторскую задолженность необходимо, чтобы не образовывались кассовые разрывы. ДЗ — это актив, но не деньги на счете. Ее нельзя использовать, чтобы закупить новую партию сырья для производства или оплатить обязательные платежи. Чем больше объем дебиторской задолженности, тем выше риск образования разрывов.
Методы управления
- Инвентаризация. В ходе инвентаризации бухгалтер оценивает, кто и сколько должен бизнесу. По сомнительным задолженностям нужно сразу связаться с контрагентами и постараться получить от них оплату или гарантийное письмо. Взыскание просроченных долгов требует конкретных досудебных мероприятий: направления претензии. Безнадежные долги по приказу директора можно списать или перепродать.
- Анализ ликвидности ДЗ. Низкая ликвидность означает, что должники возвращают деньги слишком долго, высокая — быстро. Скорректировать низкую ликвидность поможет замена регламента получения долгов или ответственного сотрудника, сверка расчетов с контрагентами, применение санкций, направление претензий. Высокая ликвидность не всегда положительна. Если оплаты возвращают быстро, значит сотрудничество построено с мелкими или средними компаниями. А самый прибыльный пласт контрагентов — крупный бизнес — упущен.
- Анализ собственного финансового состояния. Анализ покажет, способна ли организация давать партнерам отсрочки платежей и в каком количестве.
- Проверка контрагентов. Предупредить риск проще, чем ликвидировать его последствия. Вот почему важно оценивать условия партнерства.
Изучить благонадежность можно через бесплатные сервисы. Например, Картотека арбитражных дел (КАД) аккумулирует данные об участии фирмы в арбитражных делах, ее роли и итогах рассмотрений.
По ИНН можно найти сведения о партнере через сервисы ФНС, например «Прозрачный бизнес». Введение процедуры банкротства фиксирует ЕФРСБ.
Минус бесплатных сервисов в том, что информации мало, она поверхностна и бессистемна. Проводить подробный и всесторонний анализ рекомендуем с помощью сервиса проверки контрагентов Casebook.
Для сравнения проверим то же ООО «Атак» через Casebook. Система просканировала организацию через десятки источников и выдала комплексную информацию о балансе, кредиторской и дебиторской задолженности, исковой нагрузке, а также подсветила риски. В наиболее частой категории споров мы видим, что ООО участвует в делах о ненадлежащем исполнении условий сделок. Этот фактор должен сразу насторожить
Как разобраться с имеющимися ДЗ
Пока не истекла исковая давность по долгу, можно:
Продать его через цессию или факторинг. Цессия — это уступка права требования, то есть кредитор продает свое право требовать долг другой организации.
К цессии прибегают, когда нет времени заниматься взысканием, либо взыскать не получается. А новый кредитор работает с дебиторами более эффективно.
Новые кредиторы подстраховываются на случай, если им тоже не удастся получить оплату с должника. Поэтому дебиторские задолженности обычно продают с дисконтом — скидкой. Размер скидки зависит от финансового состояния дебитора и качества долга. Могут купить даже безнадежный долг, но по очень маленькой цене.
Факторинг похож на цессию, но новым кредитором выступает финансовый агент: факторинговая компания, банк или МФО. Агент берет на себя не только взыскание денег, но и сам рассчитает долг, проведет платеж и закроет бухгалтерию.
Предложить рассрочку. Контрагент, который не платит, не всегда уклонист или мошенник. Оплату задерживают и проверенные партнеры в случае финансовых проблем. Если пойти на встречу и согласовать график погашения платежа, сумму будет проще вернуть.
Установить новый срок давности. Дебитор признает долг, если подпишет с кредитором акт взаимосверки расчетов. С даты признания срок исковой давности начинается заново, даже если 3 года уже истекли. Однако не допускайте 10-летних задолженностей: общий срок давности по иску не может превышать 10 лет.
Обратиться в суд. Если самостоятельное урегулирование проблемы не принесло успеха, следует обратиться в арбитражный суд с иском.
Вид производства зависит от суммы долга:
- Если сумма не больше 500 тысяч руб, можно подать заявление о выдаче судебного приказа. Суд не будет проводить разбирательство, а просто выдаст приказ о взыскании.
- Когда цена иска не больше 800 тысяч для организаций и 400 тысяч для ИП, возможно упрощенное производство. Участников в такой процесс не вызывают, а судебное решение должно быть исполнено немедленно.
К исковому заявлению приложите акты сверки, гарантийное письмо, в котором дебитор признает свой долг, и другие подтверждающие документы.
Меры по предотвращению дебиторской задолженности
Чтобы не накапливать дебиторку, добавьте в регламент работы с ней превентивные инструменты:
- Предоплату. Брать оплату вперед — нормальная бизнес-практика. В договорах прописывают предоплату вплоть до 100%. Но соглашаются на эти условия не все. Компания, требующая предоплату, должна идеально выполнять свои обязательства или быть монополистом в отрасли.
- Поручительство или залог. Обеспечение долга служит дополнительной гарантией для кредитора. В случае неуплаты он сможет потребовать долг с поручителя или взыскать заложенное имущество.
- Страхование. Крупный долг или долг ненадежного контрагента можно застраховать. Если он откажется платить, страховая компания возместит деньги за вычетом комиссии.
- Аккредитив. Посредник в лице кредитной организации проследит, чтобы встречные обязательства были исполнены. Оформление услуги платное.
Избежать проблем поможет грамотная договорная работа. Добавьте в договор пункт о финансовой ответственности в виде неустойки и праве отказаться от сделки в одностороннем порядке, если контрагент нарушает условия.
Как минимизировать риски образования ДЗ с помощью Casebook
Сервис проводит проверку предприятия по базе ФНС, Росфинмониторинга, КАД, Вестнику госрегистрации, ЕФРСБ, службе судебных приставов и еще 30+ источникам. Полученных сведений достаточно, чтобы принять решение о сотрудничестве.
В первую очередь обратите внимание на общую информацию:
- Дату регистрации.
- Адрес и его достоверность.
- Данные о руководителе.
- ОКВЭДы.
- Учрежденные и управляемые компании.
Эти данные очень полезны, если их грамотно трактовать. Так, по дате регистрации можно отследить, сколько лет контрагент работает на рынке и какие отзывы и рекомендации накопились за это время.
По ОКВЭДам станет ясно, насколько приоритетна деятельность в наше нестабильное время. Наиболее устойчивы сейчас компании из реестра малого и среднего бизнеса, IT-организации, отечественные турфирмы, агропромышленный комплекс. Их работа востребована, поэтому государство оказывает им всестороннюю поддержку. У них больше шансов выполнить свои обязательства.
Финансовые показатели отражают платежеспособность бизнеса. Чем больше у него материальных и нематериальных активов и основных средств, тем он стабильнее.
Casebook подсветит все риски, которые могут привести к невозврату долга. Критический риск — банкротство. Если ваш партнер начал процедуру банкротства, стремитесь как можно скорее попасть в реестр кредиторов.
Существенный риск — большая сумма по текущим исполнительным производствам. Значит, контрагент уже прилично задолжал и расплачивается.
Чтобы быть в курсе положения дел контрагентов, добавьте интересующие вас компании в подборку. Выберите параметры обновлений и вам на почту будут приходить уведомления об изменениях, к примеру об открытии процедуры несостоятельности.
В Casebook можно заказать выписку из ЕГРЮЛ, отчет по компании и бизнес-справку. В совокупности они составят отчет о должной осмотрительности и защитят вас при налоговых проверках.
